ASSISTANTE MEDICO ADMINISTRATIVE, PSYCHIATRIE / ADDICTOLOGIE, PITIE SALPETRIERE, F/H

Le service de psychiatrie est dirigé par le Pr FOSSATI

Il accueille des patients en hospitalisation libre. Service non soumis à la carte sanitaire de la sectorisation psychiatrique et peut accepter des patients d’origines diverses se présentant aux urgences, transférés d’autres services, suivis en consultation ou adressés par des corresponds extérieurs, patients souffrants de troubles post-traumatiques, dépression ou d’addictions diverses,

ELSA (Equipe de Liaison et de Soins en Addictologie)
L’unité d’addictologie hospitalière de niveau 3 prend en charge les poly consommations (alcool, tabac, drogues illicites, addictions comportementales et poly consommations) et intervient à la demande des service cliniques du GH.

Vous aurez en charge deux secteurs d’activitéselon la répartition suivante:

- 60%: secrétariat médical de l’ELSA

- 40%: secrétariat médical de la Consultation Psychiatrie Adulte / Addictologie.

Cette répartition peut évoluer en fonction des besoins du service et des priorités définies par la hiérarchie.

Equipe de Liaison et de Soins en Addictologie (ELSA) (environ 60%):

- Prise en charge des appels téléphoniques et des emails reçus (réception, filtrage, renseignement, orientation)

- Gestions des documents médicaux sur l’outil métier Orbis Médical : Relecture, mise en forme et envoi des différents documents médicaux: comptes rendus de consultation ou d’hospitalisation, certificats médicaux.

- Gestion administrativedes courriers reçus et mails : numérisation des documents (ex: résultats d’examens) dans le dossier informatisé du patient (Orbis)

- Mise à jour des plannings de consultation

- Gestion de la présence/absence des membres de l’ELSA sur le planning partagé

- Saisie du codage PMSI, transmis par l’équipe médicale, de l’activité de liaison et de consultation en addictologie sur logiciel ORBIS

- Saisie et mise à jour des données statistiques d’activité de l’ELSA sur logiciel EXCEL (PIRAMIG)

- Gestion des commandes de fournitures de bureau et suivi des stocks

- Organisation (réservations de salles, Doodle, Zoom, Teams) des réunions et participation aux staffs de l’ELSA

- Accueil des stagiaires dans l’unité (Médecins, Internes, Externes, Psychologues, etc.)

- Mise à jour des documents internes (flyers, affiches, protocoles, etc.) de l’ELSA

- Gestion des conventions les structures addictologiques extrahospitalières et autres ELSA

Consultation Psychiatrie Adulte Addictologie (environ 40%):

- Prise en charge des appels téléphoniques et des emails reçus (réception, filtrage, renseignement, orientation)

- Prise de RDV dans Orbis à la demande des patients ou des médecins

- Gestions des documents médicaux sur l’outil métier Orbis Médical : Relecture, mise en forme et envoi des différents documents médicaux: comptes rendus de consultation, certificats médicaux, ordonnances

- Gestion administrativedes courriers reçus et mails: numérisation des documents dans le dossier informatisé du patient (Orbis)

- Vérification et suivi du codage PSY (PMSI) et NGAP (facturation) en collaboration avec les agents de la consultation

- Assurer une continuité de service en cas d’absence d’une collègue.

Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
Organiser et classer des données, des informations, de documents de diverses natures
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers

CONNAISSANCES ASSOCIEES

Techniques de secrétariat médical
Connaissance de la prise en charge des patients dans un service
Communication / relations interpersonnelles
Maîtrise des outils informatiques (bureautique, logiciels institutionnels, etc.)
Droit de la santé dans son domaine d'activité
Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
Règlementation des archives
Vocabulaire médical

QUALITES REQUISES

Capacités d'adaptation et d'écoute
Aptitude à travailler en équipe
Sens de l'organisation, efficacité, esprit d'initiative
Rigueur, conscience professionnelle et discrétion
Assiduité, ponctualité