CHANEL est une entreprise indépendante qui croit en la liberté de la création, cultive le potentiel humain et s'engage activement pour avoir un impact positif dans le monde.
Dans le cadre exceptionnel de la création d’un nouveau site industriel basé à Venette, site spécialisé dans la fabrication et le conditionnement de Parfums, d’environ 200 collaborateurs, nous recherchons notre Assistant(e) de Direction.
En tant qu’Assistant(e) de Direction, vous jouez un rôle clé en facilitant le quotidien de la Direction, en prenant en charge l’ensemble des aspects organisationnels et de gestion courante.
Vous êtes le représentant direct de l'entreprise et de son Comité de Direction aussi bien vers l'extérieur qu'à l'intérieur de la Société. Vous êtes donc en étroite relation avec les clients, les partenaires et les collaborateurs.
Vos missions principales s’articulent en 2 temps :
Durant la phase de lancement de l’activité, vous serez mobilisé sur un certain nombre de missions en lien avec le démarrage du site : accompagnement administratif, logistique et organisationnel, organisations d’événements …
Puis vos missions seront les suivantes :
Assistanat de direction
• Gérer l’agenda de la Direction ainsi que du Comité de Direction
• Préparer les réunions : ordres du jour et comptes-rendus de réunion, aide à la préparation des présentations, communications trimestrielles et annuelles...
• Organiser les séminaires d'équipes et les déplacements du Comité de Direction
• Gérer la facturation en lien avec les dépenses de la Direction - Gérer les budgets de déplacement et les notes de frais de l’équipe de Direction
• Contribuer à la communication interne afin de favoriser une meilleure circulation de l’information, renforcer la cohésion d’équipe et encourager l’adhésion aux projets de l’entreprise
Accueils, visites et animations du site
• Organiser les visites de notre site (information de la sécurité pour établissement des badges d'accès, réservation des salles, organisation de cafés d'accueil et des repas en interne ou en externe, réservation des déplacements, préparation des équipements nécessaires pour la bonne tenue des visites, etc.)
• Gérer les réservations des lieux et salles de réunion pour les évènements particuliers
• Organiser et coordonner l’animation du site en lien avec les temps forts de l’entreprise (lancements, thématiques particulières) : mise en place et animation de groupe de travail dédiés. Vous jouez un rôle clé dans la dynamique du site
Profil recherché
Vous êtes titulaire d’une formation BAC+2 et vous avez développé une expérience significative dans un milieu industriel exigent.
Du fait de ces multiples activités, vous ne connaissez pas la routine. Vous êtes sur tous les fronts, faites preuve de réactivité et d'une grande capacité d'adaptation.
Organisé(e), vous savez hiérarchiser les missions et définir ce qui est urgent de ce qui l'est moins, étant quotidiennement confronté(e) à de multiples priorités.
Ce que vous apporterez
• Une expérience similaire dans laquelle vous avez démontré votre autonomie, votre rigueur, votre sens de l'organisation, votre polyvalence, votre réactivité et proactivité, votre sens du service
• Une capacité à travailler en équipe avec d'excellentes qualités relationnelles, et une aptitude à vous adapter à tous niveaux d'interlocuteurs, avec flexibilité et réactivité
• La confidentialité : vous aurez connaissance d'aspects très confidentiels de certains dossiers. C’est un élément clé du poste
• Une adaptabilité aux imprévus, aux petits tracas de dernières minutes
• Une aisance rédactionnelle et orale, vous maîtrisez les outils bureautiques
• Un bon niveau d’anglais
Poste non-cadre.
Ce qui vous enthousiasme & ce que CHANEL pourra vous offrir
• L’indépendance d’une Maison de création qui place l’humain au centre
• Le dynamisme d’un environnement qui cultive l’excellence tout en favorisant l’épanouissement de tous
• Des opportunités d’évolution, de croissance et de parcours multiples dans une Maison attentive à la singularité de chacun.
De la singularité de chacun naît la richesse de vos équipes. CHANEL valorise la diversité sous toutes ces formes.