Assistant de Gestion Appels d'Offres Temps Partiel 80% H/F

Les missions du poste

Pour un leader en ingénierie, et dans le cadre d'un contrat de 3 mois en vue de CDI, le cabinet Sigma Lyon recrute un(e) Assistant(e) de Gestion Appels d'Offres d'Agence à 80%.

Vos missions :

Vous êtes directement rattaché(e) au Directeur d'agence, vous prendrez en charge les missions suivantes :

- Support agence secrétariat et accueil : participer à la bonne organisation de l'agence et gérer l'accueil téléphonique et physique
- Réceptionner et réaliser le départ du courrier et des livraisons.
- Gestion du matériel et fournitures de l'agence : vérifier les stocks, passer des commandes d'approvisionnement.
- Organiser les déplacements professionnels des équipes.
- Être en relation avec certains sous-traitants des services généraux (nettoyage des locaux, photocopieuses).
- Elaborer des documents, supports ou comptes rendus de réunions dans le respect de la charte graphique.
- Assurer le support logistique lors de l'organisation de manifestations locales.
- Support administratif projet : participer aux tâches administratives relevant de la bonne réalisation des études
- Participer au montage administratif des Appels d'Offres.
- Envoyer des offres et des rapports (en papier ou sur des plateformes dématérialisées pour les AO).
- Réaliser les DICT (Déclaration d'intention de commencement de travaux) avec l'envoi de plans correspondants.
- Renseigner si nécessaire le logiciel de gestion de projets.
- Editer sur papier les rapports (reprographie).
- Etablir les factures et les acomptes selon les demandes, des chefs de projets et des ingénieurs d'études.
- Préparer et suivre les dossiers confiés, les classer et les archiver sur demande.
- Saisir les mises à jour des références et des CV pour les appels d'offres.
- Gérer les attestations OPQIBI (qualification métier).
- Support local services centraux : participer localement à la compréhension et à la mise en oeuvre des procédures support nationales
- Etre le relais local des relations avec les services support centraux (diffusion d'information, assistance locale dans la compréhension et le respect des procédures, remontées des difficultés).
- Suivre les kms des véhicules et les transmettre au service comptabilité.
- Suivre les vérifications périodiques et veiller au respect des délais (vérifications électriques, entretien des extincteurs.).
- Suivre et programmer les visites médicales des collaborateurs de l'agence.
- Accueillir les nouveaux embauchés (présentation de l'agence, édition du livret d'accueil.).